Zahlungsnachweis - ein heikles Thema
BAFA-Zuschuss: Was beim Zahlungsnachweis unbedingt zu beachten ist
Wer als Unternehmen von der Förderung durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) profitiert, muss nicht nur die Beratung erfolgreich absolvieren – sondern auch die Zahlungsnachweise korrekt einreichen. Hier liegt in der Praxis häufig der Teufel im Detail.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Zahlungswege erlaubt sind, welche Nachweise das BAFA verlangt – und welche häufigen Fehler unbedingt zu vermeiden sind.
Ziel des Zahlungsnachweises beim BAFA
Das BAFA fördert Unternehmensberatungen im Rahmen des Programms „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“. Nach Abschluss der Beratung und vor Auszahlung des Zuschusses prüft das BAFA, ob:
1. die Beratungsleistung erbracht wurde, und
2. die Zahlung aus eigenen Mitteln vom Antragsteller an den Berater erfolgt ist.
Dafür verlangt das BAFA einen zweifelsfreien Zahlungsnachweis, der belegt: Die Zahlung ist vom richtigen Konto abgegangen – und zwar in nachvollziehbarer Weise.
Diese Unterlage ist in der Regel einzureichen:
Kontoauszug des Antragstellers:
Dieser Auszug muss klar zeigen, dass das Beratungshonorar an den Berater überwiesen wurde:
- vom Geschäftskonto des Unternehmens oder Selbstständigen,
- mit vollständigem Buchungsdatum, Betrag und Empfänger,
- idealerweise mit sichtbarem Absendernamen (dieser muss mit dem BAFA-Antrag übereinstimmen).
Tipp: Ein einzelner Auszug mit dieser Transaktion genügt oft – sofern alle Informationen gut lesbar sind.
Zusätzlicher Nachweis – nur in bestimmten Fällen erforderlich
Ein Kontoauszug oder Buchungsnachweis des Beraters ist nur erforderlich, wenn:
- die Zahlung nicht aktiv überwiesen, sondern
- per Lastschrift oder durch einen Zahlungsdienstleister eingezogen wurde (z. B. bei Ratenzahlung über einen Abrechnungsdienst wie CopeCart, Elopage oder Digistore24).
In diesen Fällen ist ein zusätzlicher Nachweis nötig, dass das Geld tatsächlich beim Berater eingegangen ist, da der einfache Kontoauszug des Antragstellers nicht belegt, wer das Geld erhalten hat.
Diese Zahlungswege sind nicht zulässig
Das BAFA akzeptiert ausschließlich transparente Zahlungswege, die direkt vom Antragsteller ausgehen und sich eindeutig belegen lassen.
Nicht erlaubt sind:
- PayPal-Zahlungen
- Barzahlungen
- Zahlungen durch Dritte
- Kreditkartenzahlungen (wenn nicht eindeutig zuordenbar)
Besonderheiten bei Einzelunternehmen
Einzelunternehmer nutzen oft ihr Privatkonto. Das ist nur dann zulässig, wenn:
- der Kontoinhaber namentlich identisch mit dem Antragsteller ist, und
- dies auf dem Kontoauszug klar ersichtlich ist.
Falls der Name nicht erscheint, wird der Nachweis vom BAFA häufig abgelehnt.
Wie reiche ich den Nachweis ein?
Die Kontoauszüge werden im Rahmen des Verwendungsnachweises im BAFA-Portal hochgeladen. Empfehlenswert ist:
- eine Zusammenfassung als PDF,
- mit kurzer Erläuterung, z. B.: „Zahlung durch Antragsteller am [Datum] per Überweisung – siehe Kontoauszug.“
Tipp: Ich stelle meinen Kunden auf Wunsch ein strukturiertes Deckblatt für die Einreichung zur Verfügung.
Sie wünschen sich Unterstützung beim BAFA-Zuschuss?
Als zertifizierte Fördermittelmanagerin berate ich Sie gern zur richtigen Antragstellung, begleite den kompletten Ablauf – und achte auf alle Fallstricke bei Belegpflichten, Fristen und Abrechnung.
Herzlichst
Die Geldfinderin 💰
PS: Da ich als Beraterin beim BAFA gelistet bin, können meine Kunden für meine Beratung einen Zuschuss zwischen 50–80 % beantragen.